شرح مبادئ المحاسبة و الفروض في التسجيل المالي

المنشأة (شركة او بلدية او حكومة او مدرسة او مسجد او كنيسة او حتى جميعية خيرية الخ) تعتبر كيان إقتصادي مستقل و منفصل تماما عن مالكي المنشأة او موظفيها او أي كيان إقتصادي آخر. و بذلك تُعرض و تُسجّل الحركات المالية للمنشأة نفسها فقط، ولا يجوز خلط حسابات كيان إقتصادي مستقل بآخر او خلط حسابات الأفراد الخاصة و الشخصية او حسابات مدراء الشركة الشخصية بحسابات الشركة او الكيان الإقتصادي المستقل. على سبيل المثال، لا يمكن أن تسجل مصاريفك الشخصية في حسابات شركة تمتلكها و لا يمكن لمدراء الشركة أن يسجلوا مصاريفهم الشخصية في سجلتها المالية كذلك.

فرض الاستمرارية Going Concern Assumption

الشركة تستمر في أعمالها في المستقبل المنظور، و لا يتوقع أن تتوقف عن العمل لأي سبب من الأسباب ما دام لا يوجد دليل حاضر يُثبت العكس. بمعنى آخر، لا يتم الأخذ بالحسبان أن الشركة ممكن أن تُفلس و تتوقف عن نشاطها. إفلاس الشركة بالطبع محتمل، لكن الفرض ينص هنا على أن الشركة وجدت لكي تستمر في أعمالها إلى أجل غير مسمى. عندما تُفلس الشركة ، يتم التخلي عن هذا الفرض.

فرض وحدة القياس النقدي Monetary Unit Assumption

يجب أن تُسجّل الحركات و المعلومات المالية بعملة نقدية يمكن قياسها كالدولار و الدينار، و لا يمكن تسجيل أشياء غير ملموسة او غير كمية كجودة الخدمة التي تقدمها الشركة لعملائها مثلا في القوائم المالية على الرغم أنها معلومات هامة للإداريين و المستثمرين. و يُفترض أن قيمة العملة النقدية ثابتة أي أنها لا تخسر قيمتها الشرائية مع مرور الزمن بسبب التضخم على سبيل المثال (التضخم: غلاء المعيشة او أسعار السلع الإستهلاكية). بمعنى آخر، تبقى قيمة الوحدة النقدية كالدولار ثابتة مع مرور الزمن: 10 دولار اليوم تحافظ على نفس قيمتها غدا او بعد غد بغض النظر عن خسارة الدولار من قيمته الشرائية او فقدان الدولار قيمته ضد عملة نقدية آخرى كاليورو.

فرض الفترة الزمنية Time Period Assumption

في المحاسبة نحتاج إلى قياس الأداء المالي للمنشاة ، و يتم ذلك عن طريق تقسيم عمرها إلى فترات زمنية مصطنعة (سنوية بالعادة). يمكنك كمحاسب أن تصطنع بداية السنة و نهايتها لعرض تقاريرك المالية لشركتك. على سبيل المثال، يمكن التسجيل مع السلطات المختصة نهاية سنوية في 31 تموز (بداية العام 01 آب) للشركة، و يتم تعريف هذه النهاية السنوية بالسنة المالية (Fiscal year). بمعنى آخر، يجب أن تعرض التقارير المالية على فترات زمنية منتظمة و محددة بشكل اسبوعي او شهري او سنوي حسب رغبة و طلب مدراء المنشأة او مستثميرها، ويجب الإلتزام بتقديم تقارير مالية مقسمة ضمن فترات زمنية معينة وفقا لما يتطلبه القانون (بالعادة سنوية). في نهاية كل عام، يجد مستخدم التقارير المالية معلومات سنوية مفيدة على شكل قوائم وبيانات مالية تقيس مدى تقدم المؤسسة، مما يجعل المعلومات التي تحتويها القوائم المالية (financial statements) قابلة للمقارنة والتنبؤ.

مبدأ التكلفة Cost principle

تُسجّل أصول و ممتلكات الشركة كالمركبات الألية و الأراضي و البنايات بناءً على تكلفتها الأصلية او التاريخة يوم شرائها. على سبيل المثال، إن اشتريت قطعة أرض قبل عشرة سنوات بقمية 1000 دولار، فإن تكلفة الأرض لا تتغير و تبقى 1000 دولار في دفتر الحسابات بغض النظر عن تقيم سعر الأرض مع مرور الزمن.

مبدأ القيمة العادلة Fair Value Principle

في بعض الحالات و حسب نوع الأعمال ونشاطها، قوانين المحاسبة تتيح المجال للمحاسب أن يسجل القيمة العادلة لثمن الممتلكات و الديون و ليس بناءً على التكلفة الأصلية كما هو الحال في مبدأ التكلفة. القيمة العادلة هي القيمة التي تحصل عليها اليوم عندما تريد بيع او تقيم أصول (ممتلكات) اشتريتها سابقا او عندما تريد تقيم او تسديد ديون استلفتها في الماضي. على سبيل المثال، ان إستثمرت شركة معينة في بعض أسهم شركات أخرى، فمن المعقول أكثر أن يتم تسجيل و تقيم و تحديث قيمة هذه الأسهم بشكل دوري بناءً على سعر السوق الحالي للسهم (القيمة العادلة) في التقارير المالية، و ليس بناءً على تكلفته التاريخية عندما تم شراء هذه الأسهم من البداية.

ملاحظة: هدف هذا المقال هو تعريف و توضيح المصطلحات و ليس معرفة متى و أين يجب يتم استخدام القيمة العادلة او قيمة التكلفة.

مبدأ المحافظة او مبدأ الحيطة والحذر Conservatism principle

يجب أن يكون المحاسب حذرا في تسجيل الحركات المالية غير الواضحة التي تتطلب التخمين و تحتاج إلى تأوليل و استخدام الحكم الشخصي بطريقة لا تجعل قيمة الأرباح و الأصول عالية او تجعل قيمة الديون و الخسائر ضئيلة. كقاعدة عامة، من الأفضل تسجيل المصاريف و الديون و الخسائر بمجرد الشك في حدوثها و تسجيل المبيعات و الأرباح و الأصول عند وجود دليل قاطع فقط لحدوثها.

إذا سمحت قوانين المحاسبة في إختيار بين طريقتين لتقيم أصول معينة ، فيجب على المحاسب أن يختار التقيم الذي يجعل هذه الأصول أقل قيمة. على سبيل المثال:

يجب أن تتبع “قاعدة سعر السوق أو التكلفة أيهما أقل” عند تقيم قيمة البضاعة في المخزن: بناءً على تكلفتها التاريخة عند شرائها او بناءً على قيمتها الحالية في الأسواق. سعر السوق الحالي للبضاعة مهم جدا لأن بعض البضاعة يعفى عليها الزمن و تصبح بدون قيمة. إن كانت قيمة البضاعة عند شرائها أعلى من قيمة البضاعة وفقا لسعر السوق اليوم، يجبرك مبدأ الحيطة و الحذر على أن تعتمد القيمة الأقل للبضاعة. في حالة إختيار القيمة الأعلى، سوف تزيد من قيمة البضاعة و بالتالي قيمة الممتلكات و الاصول على القوائم المالية و تتورط في اختراق هذ المبدأ.

مبدأ الثبات او التناسق Consistency principle

عندما تسمح لك قوانين المحاسب بأن تختار بين طرق عديدة لتسجيل حركة معينة فيجب ان تكون متسقا و ثابتا في استخدمها، فلا يجوز ان تستخدم طريقة هذا العام و تستخدم طريقة أخرى في عام آخر الا اذا تم أخذ الاذن و الموافقة من قبل السلطات لتغير الممارسة. على سبيل يمكن للمحاسب ان يختار ان يحسب مخزون البضاعة بثلاث طرق: بطريقة المعدل (weighted average) او بطريقة ما يأتي أولاً يخرج أولاً (First in first out) او بطريقة ما يأتي أخيرا يخرج اولا Last in first out.. عند إختيار طريقة حساب معينة لا يجوز تغيره دون موافقة من السلطات الرسمية المختصة.

مبدا الإفصاح التام Full Disclosure principle

يجب الكشف او الإفصاح عن أي معلمات تهم و تأثر على قرار المستثمر او أي مستخدم للتقارير المالية في التقارير المالية. إن كان هناك معلومة او حدث او ملاحظة مهمة ، يتوجب الإفصاح عنها في قسم الملاحظات.

مبدأ الأهمية النسبية Materiality principle

يمكن ان تتجاهل قواعد حسابية معينة ان كانت أهميتها او تأثيرها ضئيل جدا على نتائج التقارير المالية. على سبيل المثال، لا حاجة لتسجيل و جدولة مصاريف الاستهلاك (depreciation) لأدوات او معدات قيمتها قليل جدا. تكلفة الطابعة لا تتجاوز 50 دولار هذه الأيام و يمكن ان تخدم سنوات. يعتبر المبلغ صغير جدا لتوزيع قيمة الاستهلاك على هذه السنوات فيتم تحميل ثمن الطابعة مباشرة على المصاريف في نفس الفترة او اليوم او الشهر الذي تم فيه شراء الطابعة.

مبدأ الإعتراف بالإيرادات او التحقق من الأيرادات Revenue Recognition Principle

الإيرادات هي دخل الشركة من جميع مبيعاتها. مبدأ الإعتراف بالإيرادات او المبيعات في المحاسبة ينص على أن المحاسب يجب أن يسجل إيرادات الشركة فور بيع السلعة او تقديم الخدمة بغض النظر عن ما اذ تم إستلام مستحقاتها او ثمنها فور بيعها او حتى بعد مرور فترة زمنية بعد بيعها.

على سبيل المثال: لدي شركة تختص في بيع الهواتف و اشتريت اول هاتف بمبلغ قدره 8 $ قبل اسبوع و تم بيعه اليوم بسعر 10 $، و تم الاتقاق على تسديد هذا المبلغ من قبل المشتري نقدا، يجب تسجيل حركة البيع على الفور حين استلام المشتري السلعة على النحو التالي:

مدين: الصندوق النقدي 10 $

دائن: مبيعات 10 $

إذا قرر المشتري بالإتفاق مع البائع في دفع مبلغ الهاتف بعد 30 يوم بدلا من دفع ثمنه نقدا في لحظة الشراء، فلن يتغير تسجيل المبيعات او الحركة المالية بالنسبة للإعتراف بالمبيعات، فيجب الإعتراف بالحركة و تسجيلها فور استيلام المشتري السلعة بغض النظر عن طريقة الدفع، لكن تسجيل حساب الدفع يتغير، فيصبح:

مدين (ازدياد قيمة حساب الديون) الديون المستحقة على الزبائن 10 $

دائن (ازدياد قيمة حساب المبيعات ) مبيعات $10

العبرة: لا تربك الايرادات (المبيعات) بالايصالات المدفوعة نقدا (receipts cash) او الديون المستحقة على الزبائن (account receivable ). جميعها حسابات منفصلة لكن مرتبطة ببعضها البعض.

طبعا ينقص هذا القيد الحسابي سواء تم الدفع نقدا او مأجلا قيد البضاعة او المخزون (Inventory) و تكلفة البضاعة التي تم بيعها (Cost of goods sold). بعد تسجيل قيد البيع مقابل الدفع نقدا او مأجلا كما فعلنا في القيد الأول و الثاني على التوالي، يتم تسجيل و حساب البضاعة او المخزون و تكلفة البضاعة على النحو التالي:

مدين (ارتفاع قيمة حساب ثمن البضاعة) تكلفة البضاعة المباعة 8

دائن (انخفاض قيمة حساب مخزون البضاعة) مخزون البضاعة 8

مبدأ المطابقة Matching principle

يجب ربط المبيعات التي سجلت في فترة معينة (هذا الشهر مثلا) مع جميع التكاليف التي ساهمت في صنع هذه المبيعات في الفترة نفسها. بمعنى آخر، بما أن المصاريف تساهم في ازدياد المبيعات في نفس الفترة الزمنية (هذا الشهر ) يجب ان تسجل هذه المصاريف في نفس الفترة التي تم فيها عملية البيع. دعنا نقرب الفكرة بقيود حسابية دارجة:

مصاريف تكلفة البضاعة المباعة:

يجب ان نطابق المبيعات مع تكلفة البضاعة. تكلفة البضاعة (Cost of good sold) التي نشتريها تعتبر مصاريف او تكلفة ايضا و نرها في قائمة الدخل (Income statement) مطروحة من المبيعات (Sales) مباشرة لكي نحصل على هامش الربح (Profit margin)

مبيعات 2000 تكلفة البضاعة المباعة 500 – هامش الربح 1500 تكاليف البضاعة مرتبطة بشكل مباشر بالمبيعات، فعندما نبيع قطعة فإن تكلفة القطعة المباعة تكون جزء من قيد المبيعات الحسابي. لنضرب مثلا لتبسط الأمر:

عندما تشتري قطعة لتبيعها في متجرك مثل دراجة نارية فهذا الأمر يأتي مع تكلفة و هي تكلفة البضاعة (تكلفة الدراجة النارية). لنفرض أن تكلفة الدراجة هي 100 دولار و دفعتها نقدا . اول قيد سوف تسجله هو قيد يتعلق بالمخزون و الصندوق النقدي او البنك. المخزون سوف يرتفع بقيمة وحدة واحدة و مبلغ قدره 100 و صندوق الكاش او البنك سوف يقل بنفس القيمة 100 دولار.

مدين: مخزون 100

دائن: صندوق الكاش (البنك) 100

الان تخيل انك بعت الدراجة بقيمة 150 نقدا. نريد ان نسجل قيد للمبيعات و الصندوق

مدين: كاش 150

دائن: مبيعات 150

لكن يجب ان نسجل قيد يظهر ان المخزون نقص وحدة واحدة او بمبلغ قيمته 100 و مقابل ذلك و في نفس القيد تسجيل ارتفاع تكلفة او مصاريف البضاعة المباعة بنفس القيمة:

مدين: تكلفة البضاعة المباعة 100

دائن: المخزون او مخزون البضاعة 100

لاحظ كيف طابقنا المبيعات بتكلفة البضاعة. تم مطابقة المصاريف (تكلفة او مصاريف البضاعة المباعة) مع المبيعات في نفس اللحظة التي تم فيها حركة البيع بغض النظر عن الدفوعات: نقدا او دينا. هذا النوع من المطابقة يتم بشكل اتوماتيكي لأن البيع مربوط بتكلفة البضاعة، فيجب على المطابقة بالنسبة للتكاليف البضاعة أن تتم مع كل سلعة يتم بيعها.

مصاريف العُملات على المبيعات:

ترتبط مصاريف العملات على المبيعات بشكل مباشر مع المبيعات أيضاً، فعند بيع قطعة معينة يحصل البائع على عمولة من هذه القطعة المباعة. تتم المطابقة مصاريف العملات على المبيعات فور بيع الموظف قيمة معينة من المبيعات بغض النظر اذا تم دفع العمولة للموظف عل الفور او بعد عام. مثال: موظف يحصل على عمولة مبيعات بمقدار 5 % نقدا فور بيعه قيمة تقدر ب 1000 دولار نقدا و تكلفة البضاعة المباعة 800 . قيمة العمولة تسجل كمصروف او تكلفة في نفس الفترة التي تم البيع و تسجليه بغض النظر عن ما إذ استلم الموظف دفعته من العمولة الأن او بعد عام.

مدين: كاش 1000

دائن: مبيعات 1000

مدين كاش 50

دئن: مصاريف عومولة 50

مدين: تكلفة البضاعة المباعة 800

دائن: المخزون 800

لكن ليس كل القيود مرتبطة بشكل مباشر مع المبيعات. بعضها يرتبط بشكل غير مباشر على سبيل المثال:

مصاريف الإيجار:

تخيل أنك دفعت مبلغ 12000 دولار نقدا مقابل إجار محالك التجارية مسبقا و لعام كامل. يلزم هذا المبدأ المحاسب على تقسيم المبلغ الكلي على 12 شهر و تسجيل قيد حسابي بقيمة 1000 دولار لكل شهر من العام كمصاريف شهرية. و هكذا يتم مطابقة مصاريف الإجار مع الدخل او المبيعات من كل شهر.

لا يجوز أن نحمل كامل مصاريف إجار سنة كاملة على شهر واحد اي الشهر الذي تم دفع فيه مبلغ الإجار. لهذا السبب يجب أن نسجل مصروف شهري بقيمة 1000 دولار لكل شهر على مدى 12 شهر إلى حين دفع الإجار لعام جديد و هكذا. الدفوعات المسبقة تصبح اصول او ممتلكات (Prepaid assets) في المحاسبة. دعنا نرى كيف نقيد هذه الحركات المالية:

اول قيد هو تسجيل دفعة 12000 نقدا كما يلي:

حساب الأصول او الممتلكات المدفوعة مسبقا – مدين 12000 (مدين: يزداد الحساب بقيمة 12000)

حساب الصندوق (كاش) او البنك – دائن 12000 (دائن: ينقص الحساب بقيمة 12000)

ثاني قيد هو تسجيل مصروف او تكلفة الشهر الأول من الإجار:

حساب مصاريف الإجار – مدين 1000 (مدين: يزداد الحساب بقيمة 1000)

حساب الأصول او الممتلكات المدفوعة مسبقا – دائن 1000 (دائن: ينقص الحساب بقيمة 1000 فيصبح اجمالي الحساب 9000 )

و نعمل هذه القيود لكل شهر يمور حتى نهاية السنة و تصفير حساب “الاصول المدفوعة مسبقا”. و هكذا طابقنا المصاريف مع المبيعات او الدخل لكل شهر . الإجار او المكان المستأجر يساهم في جعل البيع ممكناً لهذا السبب تطابق المصاريف المساهمة في المبيعات مع هذه المبيعات من كل فترة زمنية محددة.

مصاريف المحروقات

مصاريف المحروقات لا ترتبط بشكل مباشر في المبيعات أيضاً لكنها تساهم في رفع المبيعات و تستهلك فور شرائها في نفس المدة الزمنية التي تصاحب البيع. هذا النوع من المصاريف بسيط جدا و بديهي و دارج و لا يحتاج الا لقيد حسابي واحد كما يلي:

مدين: حساب مصاريف المحروقات 500

دائن: حساب الصندوق 500

شرح مبادئ المحاسبة و الفروض في التسجيل المالي